基于聊天的沟通协作

我做了这么多年的计算机软件相关的工作,仍然忘不了当年选择这个行当时亲友们的忠言劝告:干点别的稳当点的工作吧,天天 “玩电脑” 那还能养活自己啊?!这个情境,就好比现在有人居然跟你说光聊天就能沟通协作,甚至不仅可以提高工作效率,还可以改善人类的生活?这...... 谁信啊?

聊天为何如此有价值

信不信由你,聊着聊着就把事情办了,正成为一种风尚,认真说起来甚至可以说是回归到人类本原了。试想一下,在没有信息化的时代,人们的很多沟通和协作不就是靠着电话啦,信笺啊,或者大量的线下会面来完成的吗?后来慢慢有了电子化的系统,我们开始依赖各种软件、邮件、流程来进行沟通及相互的约束。慢慢的,人和人的沟通其实逐渐变成人和电脑的沟通,人们甚至更愿意相信电脑,而不是在自己面前活生生的那个人。

但是,这种回归又不是简单的倒退。我先给大家讲一段故事。2013年左右,已经有多次创业经验的 斯特尔特.巴特菲尔德 虽然在游戏项目上失败了,却意外地发现内部开发的一个工具可能很有市场价值。和很多讲求效率和个性,并且随时都有一种 ”市面上的东西都很傻,我宁愿自己做一个“ 这种想法的软件开发团队一样,他们当时开发了一套用来内部沟通协作的工具,可以让大家不再淹没在来来回回的邮件中,可用更加灵活和及时的方式进行聊天,同时团队之间的沟通记录随时可以查到,并且这些历史记录慢慢地会沉淀出来有价值的、可利用的知识。

斯特尔特和他的团队决定发布这个软件,并且将公司名也改为同一个名字,它的全称就是由这句话的五个单词的首字母组成的:“所有可搜索的会话和知识日志”(Searchable Log of All Conversation and Knowledge)——Slack.

Slack 让人们通过对比重新认识了对话,并且通过 ”可搜索“ 这样的一个看似不起眼的改进,让这些对话和知识日志变得更加有价值,一下子吸引了很多用户的关注,成为当年炙手可热的”独角兽“,很短时间内就完成上市,并最终在2020年被Salesforce 以大约270亿美金的天价收购。

2017正式发布的 Microsoft Teams 后来居上,从核心的理念是类似的,并且充分发挥微软深厚的技术能力和产品生态的优势,为广大的用户提供了更好的选择。

如何在Teams中进行搜索

不管是一对一的聊天、多人群聊、在会议中的讨论、以及针对某个话题的开放式讨论(在频道中完成),人们在Teams中进行沟通会留下很多有价值的日志,如何快速进行搜索呢?

搜索任意位置

你要搜索的内容可以分布在任意地方,不管是聊天里面,还是文件里面,抑或是你要搜索联系人名字等。任何时候,你可以在Teams客户端的顶部中间位置(命令框)中输入关键字,然后按下回车进行搜索。

也可以通过 Ctrl +E 这个快捷键

搜索特定位置

你可以通过 Ctrl + F这个快捷键,基于当前上下文进行搜索。例如,如果你当前是在打开某个团队的情况下,按下快捷键,可以立即在当前频道进行搜索。

你只能搜索到你自己或者参与过的会话和文件内容。

合规性审核和搜索

从技术上说,人们在Teams中的聊天都是存在Exchange Online的特定文件夹中的,共享的文档是保存在SharePoint Online或OneDrvie for Business的文件夹中的。如果对这一部分的细节有兴趣,请参考我此前的一个专门的文档。

聊天消息到哪里去了

为什么要这么做呢?因为以上提到的这些Microsoft 365的核心组件,都已经得到了业界主流的安全和合规性认证,不管是从保护用户本身的数据权利,还是让组织有能力在必要时进行内容审查等等方面,形成了一套非常成熟的、广受客户认可的方案。

组织的部分人员,在得到明确授权的情况下,可以针对在Teams平台上的聊天历史进行合规性审查和搜索,这个部分的内容非常多,主要针对企业的管理层和IT部门。大家如果有兴趣,可适当地通过下面的链接了解一些概念。

https://docs.microsoft.com/zh-cn/microsoft-365/compliance/ediscovery?view=o365-worldwide

如何形成和利用知识?

什么是知识?如何形成和利用知识? 我有如下的一点总结:

知识是指对一系列对话及其最终形成决策(或解决问题)过程所形成的见解。

  1. 如果过程不能透明,则很难复制,也就很难形成知识。
  2. 如果知识无法保存下来,也就无法继续利用。
  3. 如果利用知识的方式不能智能化,那么它的价值也就很有限。

使用Microsoft Teams 平台,它用一种全新的方式,基于聊天展开沟通和协作,并且确保在安全透明的边界内能快捷地进行搜索,并且保存在了安全合规的地方。那么接下来就是如何有效率地进行利用了?

形成知识的前提是理解,或者用一种合适的形式对知识结构进行建模。人们在Teams上面每天的会议数以几十亿分钟计,文档那么多,相互之间的聊天和互动那么多,到底怎么提取里面有价值的信息,并且在人们需要时快速被找到,且能真的能进一步帮助到工作的改进呢?

针对这个话题,微软在行业内率先提出了一个员工体验平台(Employee Experience Platform : EEP)的概念,并且定义和发布了Micrsooft Viva 套件,将于2021年晚些时候全面上市。

Microsoft Viva基于Microsoft Teams 这样一个入口,聚合了Microsoft 365的所有组件,并以人工智能技术,结合了员工发展的科学模型,有效地促进员工的沟通,学习,形成知识和见解。

有关Microsoft Viva的更多详情,请参考下面的官方介绍。

https://www.microsoft.com/zh-cn/microsoft-viva

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