音视频会议及其创新
音视频会议是Microsoft Teams 的传统优势项目,不仅仅拥有最完整的服务能力(包括音视频会议,电话通讯,在线直播等),也拥有成熟的软硬件合作伙伴体系和生态,覆盖会前、会中和会后的体验。
但经历过了2020年这次突如其来的全球疫情,也使我对它有了更加深刻的一些新的认识。这一篇并不是介绍如何使用Teams 音视频会议的基本功能,而是分别从几个不同的角度介绍一些值得关注的创新点。
当远程工作成为新常态
我曾经不止一次收到前线销售同事们带回来的客户反馈,除了外企这种天生是跨地域的,国内的很多客户,其实对于在线会议这种场景的需求不是那么强烈,大家更愿意在一个会议室面对面的沟通和讨论。开会不仅仅是沟通信息的需要,更是一种管理手段的体现。
这一波疫情迫使很多企业不得不考虑远程工作,也让大家看到了在线会议是可行的,沟通效率没有下降或者损失,套用一句流行的话:疫情已经并且必将继续深刻地改变人们的工作方式,远程工作成为了新常态,人们要做的是适应这种趋势。
我不由得想到很多年前麦克卢汉的这句简单但有力的名言:媒介即讯息(The medium is the message)。他的主要观点是不要忽视每一种新出现的媒介对于人类思维和行为模式的深远影响。上一次有类似震撼的感悟,是看到一本写《实体书和电子书的竞争和发展》的书,作者也引用了这句话,我深以为然。人们使用某种媒介,并不是仅仅使用其作为工具性的一面,而是在悄悄地改变了人们思维和行为的模式。从这个意义上说,我不能保证现在躺在沙发上刷抖音的小朋友们长大后会喜欢用Teams(好坏姑且不论),但这些问题就留给时间来回答吧。
与此同时,每个人也是潮流的一部分,正是因为疫情期间暴增的使用量,以及不断收到的用户反馈和客户需求,Microsoft Teams 在音视频会议上有不少创新,下面总结其中三点特别值得分享的部分。
让演讲者和组织者更加自信
这充分体现了以人为本的精神。在一些相对正式的会议中,演讲者可能需要基于PPT做演讲。通过Teams 所支持的PowerPoint Live的功能,可以用下面这样的布局打开你的PPT,既可以看到当前正在讲解的幻灯片,也可以看到之前或者后面相关的幻灯片,有经验的演讲者一定能体会到,这对于控制时间和考虑上下文转场是非常关键的。
另外,在演讲过程中,你可以参考预先准备好的备注文字进行讲解,做到有备无患。如果愿意,你还可以把聊天窗口也固定在右边,实时看到所有人的视频,他们发送的表情符号等,这样随时可以根据与会者的反馈调整你讲解的内容,但又不需要被他们打断。简而言之,一切尽在掌握,让你更加有自信地通过远程会议做演讲。
更多关于PowerPoint Live的功能,请参考 https://techcommunity.microsoft.com/t5/microsoft-365-blog/introducing-powerpoint-live-in-microsoft-teams/ba-p/2140980 的说明,该功能已经针对所有用户可用。
另外,作为会议组织者,你拥有完整的能力控制会议的各种属性,以便达到最佳的效果。你可以在下图所示点击“...” 然后在菜单中选择“会议选项” 进行设置。
自然交流,一如亲见
我一直希望有这样的功能,就是参加会议时,不仅可以看到演讲者展示的PPT,最好能同时看到演讲者的视频。这样就真的能跟现场开会一样,互动会更加完美。演讲者模式(Presenter Mode)提供三种不同的视图,很好地解决了这个问题。不知道你喜欢哪一款呢?
> 这个功能目前还在预览,有望在今年晚些时候针对所有用户可用。
自如切换,如影随形
由于办公地点的不确定,甚至在开会期间需要临时切换到其他的场地,怎么保证参会体验的灵活性,以及在不同的设备(场地)之间自如切换? 且看Microsoft Teams提供的强大功能,你可以通过手机,电脑,会议室设备等任意形式参加会议,你甚至还可以用电话的形式加入会议,而当你需要切换时,Microsoft Teams会提供多种选项,让你无缝转场,其他参会者甚至都感觉不到你已经换了一个设备或场地。
同样的贴心提醒也会出现在移动端,如下图所示:
关于Microsoft Teams的创新是过去一年的重点,在2021年3月份举行的Microsoft Ignite大会上,产品组集中展示了所有这些有意思的功能,有兴趣请参考官方公告。